Un bon plan pour votre projet
Que dit-on d’une personne qui n’a pas projets ? Peu de choses. Tout est dans le non-dit : on s'apitoiera sur le sort de ce désespéré qu’on soupçonnera d’être sous Tranxène et on affichera un rictus facial à la simple idée de se retrouver un jour, comme cette personne, à cours de projets personnels. Car comme le disait Roger Nimier, « un homme sans projets est l'ennemi du genre humain ». Ainsi va-t-il de nos vies personnelles, quand nos projets sont le brouillon de notre futur.
En revanche en entreprise, le projet et sa gestion relèvent
plutôt d’un futur particulièrement brouillon, surtout lorsqu'on parle de mise
en œuvre, bref de son plan projet. Une préoccupation qui mine tant le chef de
projets que le prospect qui partagent tous deux les craintes d’un dérapage en
matière de budget et de délais. D’où l’intérêt pour un prestataire de rassurer son
prospect sur sa capacité à mener à bien le projet client. Une assurance prodiguée
à l’oral certes, mais qui révèle davantage d’impact à l’écrit pour éviter que votre
prospect ne pense que vos grandes prétentions n’accouchent que de petits projets.
À l’écrit, c’est la proposition commerciale qui mérite de s'enrichir d'un volet
plan projet, et ce, pour 4 raisons :
- Donner de la visibilité à votre prospect sur l’avenir de votre projet pour que votre
projet ait de l'avenir à ses yeux : vous démontrez à votre prospect que vous
avez une méthode et les compétences nécessaires pour déployer son projet.
- Formaliser une date de signature de la proposition commerciale présentée : la
date de début du projet implique une signature de la proposition commerciale en
amont. Vous justifiez ainsi de votre date de validité de votre proposition.
- Défendre et vendre les phases d'audit qui initient généralement les projets d’envergure.
- Vous différencier de vos concurrents pour qui ce niveau de détail relèvera souvent de
la science-fiction.
Le plan projet prévisionnel
Le plan projet présenté dans une proposition
commerciale est par définition prévisionnel... À moins d'être bonne pâte et
d’offrir un audit complet à votre prospect. Les différentes étapes du plan projet
sont définies compte tenu de votre expérience sur de tels projets et avec, dans
la mesure du possible, inclusion de certaines données du client qui impliquent
des étapes supplémentaires. Précisez les quatre informations suivantes pour
chaque étape : l’intitulé de l’étape, le descriptif de l’étape (et son
livrable), le responsable de cette étape et enfin le délai. Vous évitez ainsi de projeter sur votre prospect les
responsabilités du projet qui vous incombent. Les
réunions d’avancement et les recettes seront également précisées. Insistez
également sur l’aspect prévisionnel de ce planning, ce qui évitera de vous
engager contractuellement et justifiera un planning plus précis à l’issue de la
phase d’audit. Enfin privilégiez des dates plutôt que des délais pour pouvoir y
adosser la date limite de signature de votre proposition commerciale.
Les livrables du projet
Attention à de pas confondre objectifs et livrables.
L’objectif, qualitatif ou quantitatif, définit un axe du projet du client :
réduire les coûts de 20%, redéfinir les canaux de distribution du client, etc.
Le livrable est en revanche « palpable », et prend souvent la forme d’un
rapport de synthèse. Un projet informatique pourra ainsi porter sur une
redéfinition de l’infrastructure IT d’un client. Il ne s’agit pas pour autant
d’un livrable. Le livrable, pour cet exemple, portera sur le document de
recommandations pour la nouvelle infrastructure, le rapport de mission qui
spécifie les attributs de la nouvelle infrastructure ou encore un support de
formation. La liste des livrables du projet devra donc être indiquée pour
permettre au client de visualiser les résultats du projet et de les valider.
L'équipe projets
Un projet ne peut se résumer à un échange de document
papier. Son succès dépend des femmes et hommes de l’équipe projet. La
présentation de l’équipe projet du prestataire revêt ainsi toute son importance
car il s’agit de nouer une relation professionnelle entre les équipes du
prestataire et les équipes internes au prospect en amont du projet. Des
éléments de CV, l’expérience, l’expertise, les publications voire une photo,
contribuent à dresser un profil séduisant des collaborateurs de l’équipe
projet. La présentation de l’équipe, qui implique a fortiori sa mobilisation
sur ce projet, est un atout supplémentaire pour justifier la date de validation
de votre proposition commerciale. « C’est
que, m’sieur le prospect, ces bons zommes et femmes pourraient bien être staffés
sur des projets tiers. »
L'évolutivité du plan projet
Pour conclure, apportez une touche de sincérité et
d’agilité dans votre gestion de projet. Les chefs de projets et les prospects
ne sont pas dupes. Tout plan projet, aussi flashy soit-il, est appelé à
évoluer, au gré des desiderata du client : quelle que soit votre expertise
en matière de gestion de projets, le seul fait de parler de « projets »
invite le client à évoluer, et à faire évoluer ses besoins. Prenons le cas d’un
déploiement d’outil de CRM ou de SFA : vous ne pourrez, en phase initiale de
projet, définir tous les critères de segmentation d’une base de clients et de
prospect. Comment allez-vous faire pour intégrer ce champ subitemment demandé
par le client au cours du déploiement de l’outil ? À vous de trouver la bonne
réponse selon votre contexte métier et votre marché. Mais à ceux qui sèchent
sur la copie, un petit conseil : penchez-vous sur Extreme Programming. Cette méthode, explicitée sur Wikipédia est
essentiellement dédiée au développement logiciel. Inutile pour autant de se
muer en Lucky Luke de la ligne de code pour saisir son principe. Lisez donc les
rubriques valeurs et Pratiques pour en tirer la substantifique moelle.
Casimir Joseph
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