Par Giandra de Castro
Selon une étude du Fenemore Group, Les commerciaux passeraient 71 % de leur temps à ne pas vendre, ce temps étant consacré à hauteur de 34 % à des taches administratives : recherche d’information, préparation de propositions commerciales ou de réponses à appel d’offres, devis, présentations, etc. L’intérêt de comprimer cette partie administration s’impose de lui-même tout en permettant aux commerciaux de se repositionner sur le cœur de métier.
Ces chiffres sont proches de ceux du Mercer Management Consulting qui estime que les tâches administratives et de tarifications représenteraient 29 % du temps consacré au processus commercial. Les commerciaux témoigneront volontiers de cette réalité sur le terrain, mais savent-ils à quel point elle pèse sur leur productivité et devient un frein à leur réussite ?
D'autant plus que cette problématique n’est pas qu’interne aux entreprises. Le cabinet PVAL a mené une enquête sur la satisfaction des décideurs par rapport aux propositions commerciales qu’ils reçoivent. Les résultats sont édifiants : Les personnes interrogées se déclarent globalement peu satisfaites de ces propositions vues comme "peu différentiatrices" pour 65 % d'entre elles, tandis que les qualificatifs de "imprécises" et de "stéréotypées" sont utilisé par respectivement 42 % et 38 % des personnes interrogées (réponses multiples autorisées ). Autre chiffre marquant, 35 % des répondants considèrent la proposition commerciale en tant que critère discriminant entre offres et fournisseurs de qualité égale, loin devant les entretiens (28 %), la défense orale (18 %) et la notoriété de l'entreprise (19 %) : aAinsi, ce temps consacré aux tâches administratives et à la proposition commerciale notamment est d’autant moins productif qu’il ne s’attache pas à améliorer la relation client.
Le Proposal Management : faciliter et fiabiliser la personnalisation des argumentaires
Dans son livre Strategic Proposal, Bob Kantin, Président de Salesproposal.com, estime que jusqu'à 80 % du contenu des propositions commerciales sont similaires. Les as du copier-coller s’en réjouiront… Un peu trop vite d’ailleurs. Car la réutilisation de ce texte « standard » implique de pouvoir :
- L'identifier de manière intelligente : si les produits d'une entreprise répondent à des besoins multiples, il est peu pertinent de reprendre la litanie des avantages par rapport à des besoins.
- Lier des arguments à une problématique / un besoin identifié chez un client et agencer ces blocs argumentaire de manière cohérente.
- Le mettre à jour régulièrement par des experts en la matière, ce qui implique des processus normalisés.
Le Proposal Management propose justement de faciliter et fiabiliser ces tâches, pour concrétiser de réels gains de temps et de significatifs gains de pertinence.
Quel investissement de départ ?
La facture de déploiement d’un projet de Proposal Management est extrêmement variable et fonction de la solution logicielle adoptée. Vous pouvez opter pour une solution propriétaire de gestion de contenu, de type Vignette. Dans ce cas, attendez-vous à un investissement de plusieurs centaines de milliers d’euro, à moins qu’une telle solution ne soit déjà en vigueur dans votre entreprise. Il faudra compter le prix des développements spécifiques nécessaires à faire d'un outil "agrégateur" un outil de construction documentaire. Bon courage. Et les développements spécifiques ne sont pas garantis en cas de montée de version.
Je ne parlerai même pas des modules "proposal" inclus dans les CRM. Ces "modules" à base de Word font du Proposal Management comme Excel ferait du CRM : à l'arrache !
Aux Etats-Unis, il existe des solutions dédiées au Proposal Management. Malheureusement, ce sont des usines à gaz sous Word, développées il y a 10 ans sur la base de best-sellers d'édition. Compter avec leurs solutions , près de 1.100 USD de licence + 20% de maintenance annuelle. Les services d'adaptation représentent à peu près la moitié du budget "licences", hors conseil et formation. Pré-requis : utiliser la version US de Office, et être anglophone (pour les conseils, la formation, l'interface utilisateur). Just try and let me know ...
Avec le Proposal Studio de Jack In The Box, on allège la facture. Compter environ 7.000 euros annuels de licence pour 30 utilisateurs. En année 1, compter autant pour l'adaptation de la plate-forme afin de produire un "proposal center" paramétré pour les besoins de l'entreprise (identité visuelle, flux de travail collaboratif...).
Quels gains de productivité et financiers ?
Tandis que l’économie de temps lors de la conception des propositions commerciales et des réponses aux appels d’offres ressort dans une fourchette de 50 à 80 %.
De plus, les 1.000 plus importantes entreprises américaines utilisatrices du proposal Management reconnaissent une augmentation de 25 % de leur taux de signature sur proposition émise.
Quel Retour sur investissement ?
Le calcul d’un retour sur investissement requiert de définir de multiples hypothèses et ne peut être réalisé que pour chaque entreprise individuellement. En revanche, certains chiffres sont connus de manière empirique et serviront judicieusement à estimer le ROI de chaque projet :
- L’augmentation de 25 % du taux de signature (voir plus haut)
- Les gains de productivité : certes, les tâches administratives vont au-delà de la conception de propositions commerciales, mais l’hypothèse que la gestion des propositions commerciales représente 50% de ce temps est tout à fait plausible.
Les gains financiers s'évaluent ainsi cumulant le chiffre d’affaires estimé et les gains de productivité. Le ROI s’obtient en divisant les gains financiers par le coût de l'investissement.
Réaction édifiante : est-on si à court d'idées ? Est-ce que l'idée d'une croissance nourrie par des moteurs endogènes est si ... inconcevable ?